1. Identitas Penyelenggara

NEXS Academy adalah lembaga pendidikan dan pelatihan yang diselenggarakan di bawah badan hukum PT Nippon Edutama Koneksindo, dengan identitas lembaga NPSN K9998809, selanjutnya disebut “NEXS”.

Alamat operasional: Kompleks Ruko Transmart Rungkut Blok A-25, Jl. Raya Kalirungkut No. 23, Rungkut, Surabaya 60293, Indonesia.

2. Ruang Lingkup

Syarat & Ketentuan ini mengatur hubungan antara NEXS dengan pihak yang mengakses website, melakukan pendaftaran, membeli program, mengikuti pembelajaran, menggunakan fasilitas, atau menggunakan layanan NEXS.

Layanan dapat mencakup kursus Bahasa Jepang, kelas online, kelas tatap muka, regular group, private, JLPT, JFT, Kaiwa, Study Japan, Kaigo, career preparation, job matching, corporate training, textbook, digital learning resources, serta layanan pendidikan lain yang tersedia.

3. Dokumen yang Menjadi Bagian dari Perjanjian

Syarat & Ketentuan ini dibaca bersama dengan Kebijakan Refund, Kebijakan Privasi, ketentuan program pembelajaran, ketentuan Study Japan, ketentuan scholarship atau Kaigo, ketentuan career/job matching apabila berlaku, formulir pendaftaran, invoice, order confirmation, dan ketentuan khusus program yang telah disampaikan kepada Peserta.

Jika terdapat ketentuan khusus yang secara spesifik berlaku terhadap suatu program, ketentuan khusus tersebut berlaku terhadap hal yang secara khusus diaturnya.

4. Definisi

Peserta adalah individu yang terdaftar pada Program NEXS. Pendaftar adalah individu atau pihak yang melakukan pendaftaran atau pembelian sebelum Program dimulai. Orang Tua/Wali adalah pihak yang secara sah bertanggung jawab atas Peserta yang memerlukan keterlibatan wali. Program adalah jasa pendidikan, konsultasi, pelatihan, pendampingan, atau layanan lain yang ditawarkan NEXS.

5. Persetujuan terhadap Ketentuan

Sebelum melakukan transaksi atau pendaftaran, Pendaftar akan diberikan kesempatan yang wajar untuk membaca Syarat & Ketentuan serta kebijakan terkait.

Persetujuan dapat dilakukan melalui checkbox elektronik, formulir digital, tanda tangan, pembayaran setelah menerima informasi Program, atau metode lain yang dapat didokumentasikan.

NEXS dapat menyimpan catatan transaksi, tanggal persetujuan, identitas transaksi, serta versi dokumen yang berlaku untuk kepentingan administrasi dan pembuktian.

6. Kebenaran Informasi

Pendaftar dan Peserta wajib memberikan informasi yang benar, akurat, tidak menyesatkan, dan relevan dengan Program.

NEXS dapat meminta klarifikasi atau dokumen pendukung apabila terdapat informasi yang tidak lengkap, tidak konsisten, atau perlu diverifikasi.

Pemalsuan dokumen atau penyampaian informasi material yang tidak benar dapat menjadi dasar penangguhan atau penghentian layanan setelah dilakukan pemeriksaan yang wajar.

7. Peserta di Bawah Umur

Untuk Peserta yang memerlukan persetujuan orang tua atau wali berdasarkan hukum, pendaftaran dan keputusan material terkait Program dilakukan dengan keterlibatan orang tua atau wali yang sah.

Pemrosesan data anak dilakukan sesuai Kebijakan Privasi dan ketentuan pelindungan data pribadi yang berlaku.

8. Informasi Program

NEXS berupaya memberikan informasi Program yang akurat mengenai target kemampuan, jumlah pertemuan, estimasi durasi, format pembelajaran, jadwal, biaya, fasilitas, dan komponen lain yang relevan.

Estimasi durasi dan progress pembelajaran bukan merupakan jaminan hasil individual karena dipengaruhi oleh kemampuan awal, kehadiran, latihan, dan konsistensi Peserta.

9. Jadwal Pembelajaran

Jadwal Program ditetapkan berdasarkan informasi kelas, kesepakatan, atau komunikasi resmi NEXS.

Untuk kelas grup, jadwal mengikuti jadwal kelas dan ketersediaan pengajar. Untuk kelas private atau semi-private, jadwal dapat diatur berdasarkan kesepakatan dan aturan scheduling yang berlaku.

10. Perubahan Jadwal dan Pengajar

NEXS dapat melakukan penyesuaian jadwal, ruang kelas, metode delivery, atau pengajar apabila diperlukan karena sakit, perubahan ketersediaan, evaluasi akademik, kondisi operasional, atau alasan wajar lainnya.

NEXS akan mengupayakan pengajar pengganti yang sesuai dengan level dan kebutuhan Program.

11. Kehadiran, Keterlambatan & No-Show

Peserta bertanggung jawab hadir sesuai jadwal. Keterlambatan Peserta tidak secara otomatis memperpanjang waktu pertemuan apabila memengaruhi jadwal berikutnya atau kelas grup.

Peserta yang tidak hadir tanpa mengikuti prosedur pemberitahuan atau reschedule yang berlaku dapat dianggap sebagai no-show.

12. Masa Aktif Program

Program dapat memiliki masa aktif, periode penyelesaian, atau batas penggunaan sebagaimana diinformasikan pada deskripsi program, invoice, formulir pendaftaran, atau ketentuan khusus Program.

Permohonan freeze, perpanjangan, atau perubahan Program hanya dapat dilakukan jika diperbolehkan dan disetujui sesuai prosedur yang berlaku.

13. Perubahan oleh Peserta

Permintaan perpindahan kelas, level, pengajar, jadwal, atau format pembelajaran akan dipertimbangkan berdasarkan ketersediaan, progress, dan ketentuan Program.

NEXS tidak berkewajiban menerima setiap permintaan perubahan, namun akan berupaya memberikan alternatif yang wajar jika tersedia.

14. Pembayaran

Harga Program adalah harga yang diinformasikan pada saat transaksi atau yang tercantum pada invoice.

Peserta wajib memeriksa nama Program, harga, format kelas, jumlah pertemuan, periode Program, fasilitas yang termasuk, dan komponen tambahan yang tidak termasuk dalam harga.

Textbook fisik atau biaya pihak ketiga tidak selalu termasuk dalam harga Program kecuali dinyatakan secara eksplisit.

15. Promo, Diskon & Voucher

Promo berlaku sesuai periode, kuota, dan syarat Program promosi.

Apabila transaksi promo kemudian memenuhi syarat refund, perhitungan dilakukan berdasarkan jumlah yang benar-benar dibayarkan dan komponen yang eligible.

16. Kebijakan Refund

Ketentuan pengembalian dana diatur dalam Kebijakan Pengajuan Refund NEXS Academy yang berlaku pada saat transaksi.

Pengajuan refund wajib dilakukan melalui kanal resmi dan memenuhi dokumen serta persyaratan verifikasi yang berlaku.

Komponen seperti biaya administrasi, pendaftaran, textbook yang telah diterima, atau biaya pihak ketiga dapat memiliki perlakuan berbeda sesuai Kebijakan Refund dan hukum yang berlaku.

17. Pembatalan Program oleh NEXS

Apabila NEXS membatalkan Program dan tidak dapat menyediakan alternatif layanan yang secara wajar setara, Peserta berhak memperoleh penyelesaian sesuai Kebijakan Refund dan hukum yang berlaku.

Perubahan pengajar, ruangan, atau jadwal yang masih memberikan manfaat Program secara substansial tidak otomatis dianggap sebagai pembatalan.

18. Tidak Ada Jaminan Hasil Akademik

NEXS memberikan layanan pendidikan dan persiapan sesuai Program yang dipilih.

NEXS tidak menjamin Peserta akan lulus JLPT, JFT, EJU, J-Test, NAT-Test, atau ujian lain, mencapai level tertentu dalam waktu tertentu, atau memperoleh nilai tertentu.

Hasil belajar dipengaruhi oleh kemampuan individual, kehadiran, latihan, kesiapan, dan standar ujian.

Ketentuan ini tidak mengurangi kewajiban NEXS untuk memberikan layanan yang telah diperjanjikan.

19. Ruang Lingkup Pendampingan

Layanan Study Japan dapat mencakup konsultasi, school matching, informasi intake, pengecekan administratif, koordinasi dengan sekolah, persiapan dokumen, guidance COE dan visa, serta persiapan keberangkatan, sesuai Program yang dipilih.

20. Tidak Ada Jaminan Penerimaan, COE atau Visa

NEXS bukan pihak yang mengambil keputusan mengenai penerimaan sekolah, Certificate of Eligibility, visa, izin tinggal, scholarship, atau keputusan keimigrasian.

Keputusan tersebut berada pada sekolah, institusi pendidikan, Kedutaan/Konsulat, otoritas imigrasi, atau lembaga berwenang lainnya.

21. Kewajiban Peserta & Biaya Pihak Ketiga

Peserta wajib memberikan dokumen yang benar, autentik, lengkap, dan tepat waktu.

Peserta bertanggung jawab atas kebenaran riwayat pendidikan, pekerjaan, sponsor, keuangan, dan informasi keimigrasian yang disampaikan.

Biaya sekolah, dormitory, asuransi, visa center, kurir, bank, payment gateway, pemeriksaan medis, maskapai, atau biaya eksternal lain dapat tunduk pada kebijakan masing-masing pihak.

22. Scholarship & Kaigo

Pendaftaran atau pembayaran Program scholarship tidak secara otomatis menjadikan Peserta sebagai penerima beasiswa.

Peserta wajib mengikuti proses seleksi apabila diwajibkan oleh Program.

Keputusan scholarship, facility selection, sekolah, atau institusi partner berada pada pihak yang berwenang membuat keputusan tersebut.

23. Career & Job Matching

Partisipasi dalam career preparation, interview preparation, pelatihan, atau job matching tidak merupakan jaminan memperoleh pekerjaan.

NEXS tidak menjamin kelulusan interview, employment contract, tingkat gaji tertentu, penempatan, COE, atau visa kerja.

Keputusan rekrutmen berada pada perusahaan atau pihak perekrut.

24. Tata Tertib Peserta

Peserta wajib menjaga lingkungan pembelajaran yang aman, sopan, dan profesional.

NEXS tidak mentoleransi pelecehan, ancaman, kekerasan, diskriminasi, fraud, pemalsuan dokumen, gangguan serius kelas, pelanggaran privasi, atau distribusi materi tanpa izin.

25. Hak Kekayaan Intelektual

Curriculum, slides, video, worksheet, bank soal, mock test, materi digital, NEXS Exam Lab, logo, desain, branding, dan materi lain yang dibuat atau dilisensikan kepada NEXS dilindungi oleh hak kekayaan intelektual.

Peserta memperoleh hak penggunaan yang terbatas dan bersifat pribadi untuk tujuan belajar.

Tanpa persetujuan tertulis, Peserta dilarang menjual, mengunggah ulang, mendistribusikan, memperbanyak untuk kepentingan komersial, membagikan akses berbayar, atau menerbitkan ulang materi NEXS.

26. Recording Kelas

Peserta tidak diperkenankan merekam, menyiarkan, atau menyebarkan audio, video, layar, suara, wajah, percakapan, atau materi kelas tanpa izin yang sesuai.

27. Foto, Video & Publikasi

Keikutsertaan dalam Program tidak otomatis dianggap sebagai persetujuan penggunaan foto atau video Peserta untuk marketing.

Apabila dokumentasi Peserta akan digunakan untuk promosi, testimonial, atau publikasi marketing, NEXS akan menggunakan mekanisme persetujuan yang sesuai.

28. Data Pribadi

Pemrosesan data pribadi dilakukan sesuai Kebijakan Privasi NEXS dan peraturan pelindungan data pribadi yang berlaku.

Kebijakan Privasi menjelaskan antara lain jenis data, tujuan pemrosesan, pihak yang dapat menerima data, masa penyimpanan, keamanan, dan hak subjek data.

29. Penyedia Layanan Pihak Ketiga

NEXS dapat menggunakan penyedia layanan eksternal seperti video conference, cloud platform, payment provider, bank, logistics provider, messaging service, atau learning technology.

Penggunaan platform tersebut dapat tunduk pada ketentuan teknis dan kebijakan masing-masing penyedia.

30. Komunikasi Resmi

Informasi Program dapat disampaikan melalui email, WhatsApp, group class, LMS, website, akun Peserta, atau kanal resmi lain.

Peserta bertanggung jawab menjaga data kontak tetap aktif dan akurat.

Untuk keputusan administratif penting, komunikasi tertulis digunakan agar dapat didokumentasikan.

31. Force Majeure

Force majeure dapat mencakup bencana alam, kebakaran besar, banjir, wabah, perang, kerusuhan, tindakan pemerintah, gangguan infrastruktur berskala luas, atau kejadian lain di luar kendali wajar pihak terdampak.

Dalam keadaan tersebut, NEXS akan mengupayakan penjadwalan ulang, perubahan metode delivery, alternatif layanan, atau penyelesaian lain yang proporsional.

32. Keamanan Akun

Peserta bertanggung jawab menjaga kerahasiaan password dan akses akun pribadi.

Akun berbayar tidak boleh dibagikan kepada pihak yang tidak berhak.

33. Penangguhan atau Penghentian Layanan

NEXS dapat melakukan penangguhan sementara apabila terdapat pembayaran jatuh tempo, pelanggaran material, risiko keamanan, dugaan fraud, atau tindakan yang secara serius mengganggu Program.

Sebelum penghentian permanen, NEXS akan mempertimbangkan tingkat pelanggaran dan memberikan kesempatan klarifikasi, kecuali tindakan segera diperlukan.

34. Batas Tanggung Jawab

NEXS bertanggung jawab memberikan layanan sesuai ruang lingkup yang telah diperjanjikan dan kewajiban hukum yang berlaku.

Sepanjang diperbolehkan hukum, NEXS tidak bertanggung jawab atas kerugian yang secara langsung disebabkan oleh keputusan pihak ketiga di luar kendali NEXS, informasi tidak benar dari Peserta, pelanggaran kewajiban Peserta, atau keputusan resmi sekolah, perusahaan, otoritas ujian, pemerintah, atau imigrasi.

35. Pengaduan

Peserta yang memiliki keluhan dianjurkan menggunakan mekanisme penyelesaian internal NEXS terlebih dahulu.

Pengaduan sebaiknya mencantumkan identitas Peserta, Program, kronologi, bukti yang relevan, dan bentuk penyelesaian yang diharapkan.

36. Penyelesaian Sengketa

Para pihak akan terlebih dahulu berupaya menyelesaikan perselisihan melalui komunikasi dan musyawarah dengan itikad baik.

Jika tidak tercapai penyelesaian, para pihak dapat menggunakan mediasi, mekanisme penyelesaian sengketa konsumen, atau jalur hukum lain yang tersedia berdasarkan peraturan perundang-undangan Indonesia.

37. Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.

38. Perubahan Syarat & Ketentuan

NEXS dapat memperbarui Syarat & Ketentuan untuk menyesuaikan perubahan layanan, teknologi, operasional, atau peraturan perundang-undangan.

Perubahan material akan diinformasikan melalui website dan/atau kanal komunikasi yang wajar.

Untuk transaksi yang telah berjalan, versi ketentuan yang berlaku dan telah disetujui pada saat transaksi tetap menjadi acuan, kecuali perubahan diwajibkan hukum, diperlukan untuk keamanan, atau disepakati oleh para pihak.

39. Versi Dokumen

Setiap revisi dapat diberikan nomor versi dan tanggal berlaku.

NEXS dapat menyimpan versi sebelumnya untuk kepentingan dokumentasi dan pembuktian.

40. Keterpisahan Ketentuan

Apabila salah satu bagian dari Syarat & Ketentuan ini dinyatakan tidak sah atau tidak dapat diberlakukan, bagian lainnya tetap berlaku sepanjang diperbolehkan hukum.

41. Bahasa

Syarat & Ketentuan utama tersedia dalam Bahasa Indonesia.

Jika NEXS menyediakan terjemahan Bahasa Jepang, Inggris, atau bahasa lain, terjemahan tersebut disediakan untuk kemudahan pengguna.

Apabila terdapat perbedaan interpretasi, versi Bahasa Indonesia menjadi rujukan utama sepanjang diperbolehkan hukum.

42. Kontak

43. Persetujuan

Dengan melakukan persetujuan melalui proses pendaftaran, checkout, formulir, atau metode persetujuan lain yang disediakan NEXS, Pendaftar menyatakan telah memperoleh kesempatan untuk membaca, memahami, dan menyetujui Syarat & Ketentuan serta kebijakan program yang relevan.