1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini berlaku terhadap penggunaan website nexs.co.id, formulir pendaftaran, layanan kursus, Study Japan, Kaigo, career program, event, konsultasi, administrasi, serta sistem dan kanal digital yang digunakan NEXS Academy.

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Data Pribadi dapat diperoleh, digunakan, disimpan, diperbarui, dibagikan, ditransfer, dihapus, dan dilindungi.

2. Identitas Pengendali Data

Untuk tujuan Kebijakan Privasi ini, layanan NEXS Academy diselenggarakan oleh:

PT Nippon Edutama Koneksindo
yang mengoperasikan: NEXS Academy
NPSN: K9998809

Alamat operasional: Kompleks Ruko Transmart Rungkut Blok A-25, Jl. Raya Kalirungkut No. 23, Rungkut, Surabaya 60293, Jawa Timur, Indonesia.

Dalam Kebijakan ini, PT Nippon Edutama Koneksindo dan/atau NEXS Academy selanjutnya disebut “NEXS”, “kami”, atau “Pengendali Data” sesuai peran yang berlaku.

3. Jenis Data Pribadi

Jenis Data Pribadi yang diproses berbeda tergantung layanan yang digunakan.

4. Data Pembayaran

NEXS dapat memproses informasi pembayaran yang diperlukan untuk melakukan verifikasi transaksi, penerbitan invoice, administrasi, dan refund.

5. Data Pribadi yang Bersifat Spesifik

Untuk Program tertentu, NEXS dapat perlu memproses Data Pribadi yang menurut hukum memerlukan perlindungan lebih tinggi.

Data tersebut dapat meliputi:

• data anak;
• data keuangan pribadi;
• data kesehatan atau pemeriksaan medis;
• data lain yang dikategorikan secara khusus berdasarkan hukum.

Data tersebut hanya diproses apabila relevan dan diperlukan untuk tujuan yang sah.

6. Data yang Diperoleh Secara Otomatis

Ketika seseorang menggunakan website atau layanan digital NEXS, informasi teknis tertentu dapat tercatat secara otomatis.

Informasi tersebut dapat meliputi:

• alamat IP;
• jenis browser;
• perangkat;
• halaman yang diakses;
• waktu akses;
• referral source;
• cookies;
• analytics identifier;
• log sistem dan informasi keamanan.

7. Tujuan Pemrosesan

NEXS dapat memproses Data Pribadi untuk tujuan berikut:

• konsultasi calon siswa;
• rekomendasi Program;
• pendaftaran dan administrasi siswa;
• teacher matching;
• penjadwalan kelas;
• presensi dan progress;
• assessment dan evaluasi;
• penerbitan sertifikat;
• transaksi dan invoice;
• refund;
• customer support;
• pengelolaan akun;
• keamanan dan pencegahan fraud;
• kewajiban hukum dan perpajakan;
• Study Japan;
• scholarship dan Kaigo;
• career program atau job matching;
• event dan webinar;
• peningkatan kualitas layanan.

8. Dasar Pemrosesan

NEXS hanya memproses Data Pribadi apabila memiliki dasar pemrosesan yang sesuai dengan hukum yang berlaku.

9. Komunikasi Layanan

NEXS dapat menggunakan informasi kontak untuk menyampaikan informasi administratif yang diperlukan, misalnya:

• jadwal;
• invoice;
• progress;
• perubahan kelas;
• informasi dokumen;
• update Study Japan;
• informasi keberangkatan;
• layanan customer support.

Komunikasi tersebut merupakan bagian dari pelaksanaan layanan.

10. Marketing

Dengan dasar pemrosesan yang sesuai, NEXS dapat mengirimkan informasi mengenai Program, event, webinar, promo, atau informasi pendidikan.

Pengguna dapat berhenti dari komunikasi marketing melalui mekanisme yang disediakan.

Berhenti dari marketing tidak menghentikan komunikasi administratif yang diperlukan untuk Program aktif.

11. Data untuk Study Japan

Apabila Peserta menggunakan layanan Study Japan, NEXS dapat memproses data tambahan yang diperlukan untuk aplikasi sekolah dan proses administratif terkait.

Data tersebut dapat meliputi:

• passport;
• KTP atau identitas lain;
• Kartu Keluarga;
• akta kelahiran;
• ijazah dan transkrip;
• sertifikat Bahasa Jepang;
• riwayat pendidikan;
• riwayat pekerjaan;
• informasi sponsor;
• hubungan keluarga;
• dokumen keuangan;
• dokumen perpajakan;
• surat pekerjaan atau usaha;
• data keimigrasian;
• foto;
• dokumen lain yang diminta oleh sekolah atau otoritas terkait.

12. Transfer ke Jepang atau Negara Lain

Karena sebagian layanan NEXS berkaitan dengan pendidikan, scholarship, career, atau institusi di Jepang, Data Pribadi dapat perlu ditransfer atau diakses oleh pihak yang berada di luar Indonesia.

Pihak tersebut dapat meliputi:

• Nihongo Gakkou;
• universitas;
• Senmon Gakkou;
• scholarship partner;
• institusi Kaigo;
• perusahaan;
• partner pendidikan;
• penyedia teknologi.

NEXS akan memperhatikan persyaratan transfer Data Pribadi ke luar wilayah Indonesia sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

13. Berbagi Data dengan Pihak Lain

NEXS tidak menjual Data Pribadi.

Namun, agar suatu layanan dapat berjalan, Data Pribadi dapat diberikan secara terbatas kepada pihak yang memang perlu memprosesnya.

14. Data Orang Lain

Apabila seseorang memberikan Data Pribadi milik pihak lain kepada NEXS, misalnya orang tua, sponsor, wali, atau anggota keluarga, pemberi data bertanggung jawab memastikan bahwa ia memiliki dasar yang sesuai untuk memberikan data tersebut.

15. Periode Penyimpanan

NEXS hanya menyimpan Data Pribadi selama masih diperlukan untuk tujuan yang sah, antara lain:

• pelaksanaan Program;
• administrasi;
• pembukuan dan perpajakan;
• pembuktian transaksi;
• penyelesaian sengketa;
• pemenuhan kewajiban hukum.

Setelah data tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban retensi lain, Data Pribadi dapat dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan sesuai prosedur yang berlaku.

16. Keamanan Data

NEXS menerapkan langkah keamanan yang wajar dan proporsional untuk mengurangi risiko:

• akses tanpa izin;
• penggunaan tanpa kewenangan;
• kehilangan data;
• perubahan tanpa izin;
• pengungkapan;
• perusakan.

Langkah tersebut dapat meliputi pengaturan hak akses, autentikasi, backup, logging, pembatasan akses berdasarkan fungsi, penggunaan platform dengan kontrol keamanan, pelatihan internal, serta prosedur penyimpanan dokumen.

17. Hak atas Data Pribadi

Sesuai hukum yang berlaku, Subjek Data dapat memiliki hak untuk:

18. Batasan terhadap Permintaan

Hak tertentu dapat memiliki pembatasan apabila NEXS masih perlu menyimpan atau memproses data untuk memenuhi kewajiban hukum, pembuktian transaksi, penanganan sengketa, keamanan, atau kepentingan lain yang diakui oleh hukum.

19. Cara Mengajukan Permintaan

Permintaan terkait Data Pribadi dapat disampaikan melalui kanal resmi NEXS.

Permintaan sebaiknya mencantumkan:

• nama;
• informasi kontak;
• hubungan dengan NEXS;
• jenis permintaan;
• informasi yang cukup untuk melakukan verifikasi.

Untuk menjaga keamanan, NEXS dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan.

20. Data Anak

NEXS menyediakan beberapa layanan yang dapat digunakan oleh Peserta anak.

Untuk pemrosesan data anak, NEXS akan menerapkan mekanisme persetujuan orang tua atau wali apabila diwajibkan oleh hukum atau sifat Program.

Orang tua atau wali wajib memberikan data yang benar dan memiliki kewenangan untuk memberikan Data Pribadi anak.

21. Foto, Video & Testimonial

Keikutsertaan dalam Program tidak otomatis dianggap sebagai persetujuan penggunaan foto, video, atau testimonial untuk marketing publik.

Apabila NEXS menggunakan dokumentasi untuk kegiatan promosi, marketing, social media, atau testimonial, NEXS akan menggunakan dasar pemrosesan atau mekanisme persetujuan yang sesuai.

Untuk Peserta anak, persetujuan orang tua/wali digunakan apabila diperlukan.

22. Recording Kelas

Kelas tertentu dapat menggunakan recording apabila tersedia atau diperlukan untuk tujuan akademik, quality control, keamanan, atau layanan.

Apabila recording memuat suara, wajah, atau percakapan Peserta, penggunaannya akan memperhatikan tujuan yang telah diinformasikan dan hak privasi pihak terkait.

Peserta juga tidak diperkenankan merekam atau menyebarkan kelas tanpa izin apabila recording memuat Data Pribadi peserta, pengajar, atau pihak lain.

23. Cookies

Website NEXS dapat menggunakan cookies atau teknologi serupa untuk:

• menjalankan fungsi website;
• menjaga keamanan;
• menyimpan preferensi;
• mengukur performa;
• menganalisis penggunaan website;
• mengukur efektivitas promosi jika fitur tersebut digunakan.

Apabila diwajibkan, pengguna akan diberikan pilihan terhadap cookies yang tidak bersifat esensial.

24. Link & Layanan Pihak Ketiga

Website atau komunikasi NEXS dapat berisi tautan ke website atau platform pihak ketiga.

NEXS tidak mengendalikan Kebijakan Privasi platform independen tersebut.

Pengguna disarankan membaca Kebijakan Privasi penyedia terkait sebelum menggunakan layanannya.

25. Kegagalan Pelindungan Data

Apabila terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, NEXS akan melakukan investigasi, mitigasi, dan tindakan pemulihan yang diperlukan.

Apabila diwajibkan oleh hukum yang berlaku, NEXS akan melakukan pemberitahuan kepada Subjek Data dan/atau lembaga yang berwenang sesuai batas waktu dan persyaratan yang berlaku.

26. Pengaduan Privasi

Apabila Subjek Data memiliki kekhawatiran mengenai cara NEXS memproses Data Pribadi, pengaduan dapat disampaikan melalui kanal Privacy NEXS.

NEXS akan melakukan pemeriksaan dan memberikan respons sesuai sifat permintaan dan kewajiban hukum yang berlaku.

Kebijakan ini tidak membatasi hak Subjek Data menggunakan mekanisme yang diberikan oleh hukum.

27. Perubahan Kebijakan Privasi

NEXS dapat memperbarui Kebijakan Privasi untuk menyesuaikan:

• perubahan layanan;
• sistem;
• teknologi;
• partner;
• operasional;
• peraturan perundang-undangan.

Perubahan material akan diinformasikan melalui website atau kanal komunikasi yang wajar.

Setiap versi dapat diberikan nomor versi, tanggal pembaruan, dan tanggal berlaku.

Apabila perubahan memerlukan persetujuan baru berdasarkan hukum, NEXS akan meminta persetujuan yang diperlukan.

28. Hukum yang Berlaku

Kebijakan Privasi ini ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia, termasuk ketentuan mengenai pelindungan Data Pribadi dan penyelenggaraan sistem elektronik yang berlaku dari waktu ke waktu.

29. Kontak Privasi